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データの入力ミスを防ぐには

time 2016/12/05

※解説記事内の画像はExcel 2010のものです。

こんにちは、JMIRI Office部のフレンチプレスです。
美味しいコーヒーを淹れるには、時間を正確に計ることがポイントらしいです。
フレンチプレスコーヒーの抽出時間は4分間です。家では小さな砂時計タイプの4分タイマーを使っています。
今回は、4分間で学べるデータの入力ミスを防ぐtipsをご紹介します。

「データの入力規則」機能の登場

キーボードを使って文字を入力することで、ミスを起こすことは誰にもありますね。
そこで、少しでも入力ミスを防ぐために、エクセルの機能を使ってみたいと思います。

例えば、以下の図のように、承認日のセルには、2016年7月の日付しか入力できないよう設定し、それ以外のデータは拒否したいと思います。

先ずは、目的のセル範囲を選択し、リボンの [データ] タブの [データツール] グループの [データの入力規則] をクリックします。
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次のようなダイアログ ボックスが表示されます。
[データの入力規則] ダイアログ ボックスの [設定] タブで、[入力値の種類] で 「日付」 を選択します。
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次に、[データ] が「次の値の間」 になっている状態で、[次の日付から] に「2016/7/1」、[次の日付まで] に「2016/7/31」と入力し、[OK] ボタンをクリックします。
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対象のセルに設定した範囲以外の日付、または数値や文字列などを入力しようとすると、エラーメッセージが表示され、入力が拒否されます。
それでは、承認日のセルに「2016/8/1」を入力してみます。
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入力した値は正しくありません」エラーメッセージが表示されましたね。これで、2016年7月以外の日付は入力されないでしょう。

その他のポイント

[入力値の種類] としては、[日付]以外にも、[整数]、[文字列(長さ指定)]等、様々な種類があります。
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[データ] について、[次の値の間] 以外にも、[次の値に等しい]、[次の値より大きい] 等、指定ができます。
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また、[データの入力規則] ダイアログ ボックスの [エラーメッセージ] タブで、表示されるエラーメッセージのアイコンや内容をカスタマイズすることもできます。
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まとめ

「データの入力規則」機能を利用することで、入力によるミス発生のリスクを減らすことができますので、是非使ってみてください。
次回もお楽しみに!

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このブログについて

このブログ(JMIRI Office部)は、製薬企業のマーケティング部門の方やアナリティクス/レポーティングを担当している方に向け、Excel / PowerPointなどのOfficeソフトの使い方、分析の考え方、グラフの使い方、美しい資料の作り方、効率的な作業の進め方など、仕事に役立つ様々な情報を少しゆるめに発信していきます。

Author:医療情報総合研究所(JMIRI)について

医療情報総合研究所 JMIRIは、まだビックデータという言葉が無いころに日本で初めて処方情報データベースの運用・分析を開始した、処方情報分析のリーディングカンパニー。これまでに累計数十万ページ規模の分析レポート/グラフを製薬企業に向けて作成/提供してきました。

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