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あの有名なVLOOKUP関数!

time 2016/10/17

※解説記事内の画像はExcel 2010のものです。

こんにちは、JMIRIのアナリスト高尾山です。

EXCEL関数の使い方ということで私がよく使う「VLOOKUP関数」についてご紹介いたします。

VLOOKUP関数とは?

VLOOKUP関数はEXCEL関数の中ではポピュラーな関数ではないでしょうか?
高尾山インターネット調べで「仕事でよく使うEXCEL関数」ランキングによると第2位らしいです。
確かに私の業務も含め、JMIRIの業務ではかなり用いられます。
本当に使い勝手のよい関数です。

とはいえJMIRIに入社する前は正直「存在は知っているけど使うときに調べて使う」的な関数でした。
引数がやや多いんですね。。

せっかくなので皆様には注意点も含め熟知していただければ幸いです。

まずはVLOOKUP関数を簡単なサンプルでおさらいです。

1

図左の注文明細を入力する際に「個別医薬品コード」「医薬品名」「単価」「数量」全てを入力するのは大変です。
そこで登場するのがVLOOKUP関数です。
「医薬品名」「単価」にVLOOKUP関数を設定しておくと「個別医薬品コード」を入力するだけで、図右の商品テーブルから必要な項目を抽出してくれます。
つまりVLOOKUP関数は、データを検索し、そのデータに該当した行の指定列からデータを取り出してくれる関数になります。
リレーショナルデータベース的な考え方をすると、とても理に適った関数なんです。EXCELって便利ですね。

それでは、VLOOKUP関数が入力されているセルのうち、「医薬品名」を表示するセルD3の設定を見てみましょう。

1つ目の引数「検索値」

この引数には、検索したいデータ、もしくは、そのデータを入力するセルを指定します。
サンプルでは、受注明細の「個別医薬品コード」のセルを指定しています。

セルD3の関数設定はこんな感じです。
引数1直し
2
参照する「列C」の「個別医薬品コード」を固定する場合に「$」を利用します。
この「$」は任意ですが、
今回のように「列E」にも同じような設定をコピーする際に私は設定するようにしています。
「列C」が固定されているのでミスが起きにくいんですね。蛇足でした。

2つ目の引数「範囲」

この引数には、検索の対象となる表の範囲を指定します。
サンプルでは商品テーブルのセルを全て指定しています。表見出しのセルを含めて指定する必要はありません。

引数2直し
3

検索する列は?

ここで1つ重要なポイントです。1番目の引数に「検索値」、2番目の引数に「範囲」を設定しましたが、
テーブルのどのセル範囲を検索するのか」について指定していません。
実は、このVLOOKUP関数は、指定した範囲の「左端の列」を縦方向(行単位)に検索します。
サンプルだと「I列」対象になります。「左端ではなく、2列目で検索したい」のような設定はできません。
そんな時は「検索したい列を左端に移動」します。
わりとニーズはありそうですが、不思議と関数のグレードアップはされないもんなんですね。。

4

3つ目の引数「列番号」

この引数では抽出したい項目の列番号を指定します。サンプルでは「医薬品名」を取得したいので「3」を指定しています。
ここで注意して頂きたいのが、この「3」は2つ目の引数で設定した範囲左端から何列目という点です。
引数3-2
5

4つ目の引数「検索方法」

この引数には、「検索したいデータがテーブルの左端列で見つからなかった場合にどうするか」という検索方法について設定します。
「完全一致」のデータのみ検索する方法と、「近似値」のデータを検索する方法の2種類があります。
この引数には、「FALSE」か「TRUE」を設定します。「0」か「1」でもOKです。

「FALSE」を指定すると、データが見つからなかった場合、「#N/A」エラーが表示されます。

「TRUE」を指定、または、この引数の指定を省略すると、データが見つからなかった場合、そのデータを超えない最大値を検索します。
またその場合、検索範囲の左端の列(ここではI列)のデータは、必ず昇順に並べておく必要がありますので、ご注意ください。

引数4

これで引数の設定は完了です!

VLOOKUP関数のまとめ

それでは最後にVLOOKUP関数の押さえておくべきポイントをご紹介します。

①検索は指定した表の「左端列」で行われる
②抽出したいデータ位置は、指定した表の「左端から何列目か」で指定する
③VLOOKUP関数は「検索結果を表示したいセル」に入力する
④4つ目の引数「検索方法」は省略しない

この辺のポイントを押さえて便利に活用して頂ければと思います。

以上、高尾山でした

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このブログについて

このブログ(JMIRI Office部)は、製薬企業のマーケティング部門の方やアナリティクス/レポーティングを担当している方に向け、Excel / PowerPointなどのOfficeソフトの使い方、分析の考え方、グラフの使い方、美しい資料の作り方、効率的な作業の進め方など、仕事に役立つ様々な情報を少しゆるめに発信していきます。

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