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慣れれば早い、マウスレスなExcel操作 その2

time 2017/03/06

※解説記事内の画像はExcel 2010のものです。

皆さん初めまして。JMIRIの独身貴族「ひろきち」です。

いきなりですが皆さん、Excelを使うときに、キーの組み合わせで特定の操作(?)をさせる「ショートカット」をどれくらい利用していますか?
「あぁ、あのコントロールとXとかCのやつでしょ?使ってる使ってる」と言う方も多いと思いますが、こんな記事を書いている私でも、知らない、知っていても使ったことがないという物を含め、その数は100パターン以上存在しています。

この連載では、「知らない人は是非知っておいて欲しい」「滅多に使わないけど、知ればちょっと幸せになれる」ショートカットを紹介していこうと思います。


楽に入力しよう!

Excelにデータを入力する際、「特定のルールに沿った内容を連続して入力」ということは、よくあることです。まずはそのあたりから楽をしてみましょう。

今を入力!

Excelで日付や時間を入力することは頻繁にありますが、それを一発で入力するのは以下のショートカットです。

「Ctrl」+「;」 今日の日付を入力
「Ctrl」+「:」 現在の時刻を入力

CtrlD

これを組み合わせて、

「Ctrl」+「;」 → スペースキー → 「Ctrl」+「:」

と連続で入力することで

2016/8/25  17:58:00

と入力されたことになります。

日時はいろいろな表現の仕方があるため、その都度手入力をしていては、書式が統一されなかったり、間のスペースが全角になったり・・・ということも多々あります。そんな時はこのショートカットを使い、

とりあえず今を入力し、そのあと日時を調整する

といった自分ルールにすれば、表現がバラバラになることはないと思います

 

コピペしよう!

普通、セルの内容を別のセルにコピーする際は

「Ctrl」+「c」 → セルを移動 → 「Ctrl」+「v」

と操作します。

ただ、ある『特定の条件でのコピー』では、以下のショートカットが抜群の効率の良さを発揮します。

「Ctrl」+「d」 上のセルをコピーして現在のセルに貼り付ける

CtrlD

この「上のセルをコピー」という極めて限定的なショートカットですが、日常の作業を再確認してみると、思っている以上に使う機会は多いと思います。

数式の入ったセルをコピーした際も、通常のコピーと同じで数式の参照も自動で変えてくれますし、なかなか使えます。

数式も可

ちょっと幸せになるショートカット

「コピペしよう!」で「数式の参照も自動で変えてくれます」と書きましたが、ちょっとこの図を見てください。

価格表

商品ごとの価格と、消費税8%を加算した税込み価格の表です。

Excel的発想では

「価格」欄に単価を入れると、横の「税込価格」に1.08倍した価格が表示される

と考えます。

しかし、この表には落とし穴があります

価格表数式

商品Cの税込み価格だけ、なぜか直接「540」という数値が入力されています。

つまり、商品Cの価格を「5000円」に変えても、税込み価格は540円のままです。

この程度の表ならすぐに気が付くかもしれませんが、これがもっと大きな表だったら・・・って考えると

ぞっとしますよね。

そこで便利なのかこのショートカット

「Shift」+「Ctrl」+「@」 表示中のシートを、「値表示」と「数式表示」で切り替える

 

上の二つの画像は、このショートカットを使い、表示を切り替えたものです。

これを使い「数式表示」に切り替えて全体を眺めれば、このような見落としが減ると思います。

さらに便利な使い方として、

数式表示にする → 全体を選択してメモ帳に貼り付け → メモ帳で「*1.05」を検索

とすることで、俯瞰だけでは見つけにくい

なぜかこのセルだけ消費税が5%

なんていうのも探し出すことができます。

最後に

今回のショートカットは、たくさんのデータが入力されたExcelを編集、確認する際に力を発揮するショートカットです。

特に『「値表示」と「数式表示」で切り替えるショートカット』は、分析をする際のミスを減らすなど、

人によっては「ちょっと幸せ」ではなく「かなり幸せ」なショートカットだと思いますので、是非、実戦で使ってみてください。

 

それではこの辺でお開きに。

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このブログについて

このブログ(JMIRI Office部)は、製薬企業のマーケティング部門の方やアナリティクス/レポーティングを担当している方に向け、Excel / PowerPointなどのOfficeソフトの使い方、分析の考え方、グラフの使い方、美しい資料の作り方、効率的な作業の進め方など、仕事に役立つ様々な情報を少しゆるめに発信していきます。

Author:医療情報総合研究所(JMIRI)について

医療情報総合研究所 JMIRIは、まだビックデータという言葉が無いころに日本で初めて処方情報データベースの運用・分析を開始した、処方情報分析のリーディングカンパニー。これまでに累計数十万ページ規模の分析レポート/グラフを製薬企業に向けて作成/提供してきました。

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