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※解説記事内の画像はExcel 2010のものです。

こんにちは。新入部員のつーちゃんです。
朝晩が涼しく、すっかり秋めいてきました。
そろそろ山も色づき始めたので、今年は密に気を付けて紅葉狩りに行きたいなと思っているところです。

さて、今日はExcelで作成した表に使える小技をご紹介いたします。
皆さん、複数人で1つのExcelを編集する機会があると思いますが、
入力方法がバラバラで困ったことはありませんか?
そこで今回は、その様な困りごとを解消できるExcelの小技を説明していこうと思います。

ドロップダウンリストを作成する

例えばこの様な不備管理シートがあったとします。
「状況」の列にバラバラなことが書いてあり、まとまりがありませんね。

この様な場合にはドロップダウンリストを作成して、選択肢から入力する文言を選ぶ方法がおすすめです。
まずは別シートに入力したい文言のリストを作成します。今回はSheet2に以下のリストを作成します。

次にリストを使用して入力したいセルを選択しながら、リボンの[データ]>[データの入力規則]をクリックします。

[入力値の種類]で[リスト]を選択し、[元の値]には先ほど作成した文言のリストを範囲指定します。

これでリストから選べるようになりました。
もう記入事項がバラバラになる心配はいりませんね!

条件付き書式でセルに自動的に色を付ける

ここからもう一工夫加えて「状況」が「未対応」のセルや、「担当者」が空白のセルに自動的に色を付けてみましょう。

1.「未対応」のセルに色を付けてみる

ドロップダウンリストを設定したセルを選択しながら、
リボンの[ホーム]>[条件付き書式]をクリックし、[新しいルール]を選択します。
[指定の値を含むセルだけを書式設定]をクリックし、ルール内容の[特定の文字列]に「未対応」を入力してから[書式]で好きな色を指定します。

これで「未対応」を入力すると自動で色が付くようになりました。

2.「担当者」が空白のセルに色を付けてみる

担当者が入力されるセルを選択しながら、もう一度リボンの[ホーム]>[条件付き書式]をクリックし、[新しいルール]を選択します。
そして、一番下にある[数式を使用して、書式設定するセルを決定]を選択し、以下の数式を入力し、[書式]で好きな色を指定します。
=IF(AND($E3<>"",$F3=""),TRUE,FALSE)

IF関数は論理式の結果に応じて、指定された値を返します。
=IF(論理式,論理式が当てはまる場合の値,論理式が当てはまらない場合の値)

今回は論理式としてAND($E3<>"",$F3="")を指定し、E列「内容」が空欄ではなく、F列「担当者」が空欄の場合にセルに色が付くようにしてみました。
これで担当者が決まっていない案件も一発でわかりますね!

まとめ

Excel表をより見やすくする工夫はまだまだありますが、この様に先にExcelで入力のルールを指定しておくと複数人で編集してもきれいな表が出来上がるかと思います。
ぜひ機会があれば活用してみてください。

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このブログについて

このブログ(JMIRI Office部)は、製薬企業のマーケティング部門の方やアナリティクス/レポーティングを担当している方に向け、Excel / PowerPointなどのOfficeソフトの使い方、分析の考え方、グラフの使い方、美しい資料の作り方、効率的な作業の進め方など、仕事に役立つ様々な情報を少しゆるめに発信していきます。

Author:医療情報総合研究所(JMIRI)について

医療情報総合研究所 JMIRIは、まだビックデータという言葉が無いころに日本で初めて処方情報データベースの運用・分析を開始した、処方情報分析のリーディングカンパニー。これまでに累計数十万ページ規模の分析レポート/グラフを製薬企業に向けて作成/提供してきました。

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