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慣れれば早い、マウスレスなExcel操作

time 2016/08/24

※解説記事内の画像はExcel 2010のものです。

皆さん初めまして。JMIRIの独身貴族「ひろきち」です。

いきなりですが皆さん、Excelを使うときに、キーの組み合わせで特定の操作(?)をさせる「ショートカット」をどれくらい利用していますか?
「あぁ、あのコントロールとXとかCのやつでしょ?使ってる使ってる」と言う方も多いと思いますが、こんな記事を書いている私でも、知らない、知っていても使ったことがないと言う物を含め、その数は100パターン以上存在しています。

この連載では、「知らない人は是非知っておいて欲しい」「滅多に使わないけど、知ればちょっと幸せになれる」ショートカットを紹介していこうと思います。

移動しよう!

Excelのファイルは、たくさんの「セル」が敷き詰められている「シート」が、複数集まった「ブック」という形で構成されています。
まずは、キーボードだけでこの中を行き来してみましょう。

カーソルの当たっているセルを移動しよう!

まずはこのシートを見てください。

img_01

中央の黄色いセル「D11」にカーソルが当たっている場合、青枠のセルには『ショートカット一発』で移動することができます。

「Ctrl」+「↑」 「4年目」(セル「D1」)
「Ctrl」+「↓」 「8」(セル「D21」)
「Ctrl」+「←」 「15」(セル「A11」)
「Ctrl」+「→」 「4」(セル「G11」)
「Ctrl」+「Home」 「1年目」(セル「A1」)
「Ctrl」+「End」 「97」(セル「G21」)

 

つまり

「Ctrl」を押しながら移動系キーを押すと、その方向の端まで移動する
(初期位置がデータのセル、空白のセルかで、同じセルが続くまで移動します)

ということになります。
さらに!これらのショートカットに「Shift」を追加(3つのキーの同時押し)すると

選択しながら端まで移動する

ことができます。
これらを組み合わせることで、A1からG21のセルの範囲選択を

「Ctrl+Home」 ⇒ 「Shift+Ctrl+→」 ⇒ 「Shift+Ctrl+↓」

という3アクションで可能となります。
(実際は「Ctrl+A」の1アクションで可能ですが・・・)

シートを移動しよう!

まずはこのブックを見てください

img_02 img_03 img_04

このブックは「データ」「データ2」「グラフ」の3シートで構成されています。
データをいじってグラフで確認、といった作業は頻繁に行いますが、その都度、キーボードとマウスを行ったり来たりするのは非常に面倒です。

これをキーボードだけで操作する方法は・・・あります!

「データ2」シートが表示されている状態で

「Ctrl」+「PageUp」 「データ」シート(現在のシートの左のシート)
「Ctrl」+「PageDown」 「グラフ」シート(現在のシートの右のシート)

 

となります。
作業中にシートを行き来するだけでなく、全シートを俯瞰して眺めたい時などによく使います。
他にも、セルの移動と組み合わせて

Ctrlを押しながら、HomeとPageDownを繰り返す

という操作で、「すべてのシートのカーソルをA1に揃える」といったこともできます。
(Excelのレポートは、きれいにそろっていた方が気持ちいいですしね) ちなみに、このページ移動のショートカットも、「Shift」を同時押しすることで選択しながら移動することもできます。

ブックを移動しよう・・・

「セルの移動」「シートの移動」と来たら、次は「ブックの移動」です。
ショートカットは以下の組み合わせなのですが・・・。ちょっと訳ありで、私はあまり使っていません。

「Ctrl」+「TAB」 次のブック

 

使っていない理由ですが

1つのExcelで開いているブック間でしか切り替えられない
⇒ どのExcelがファイルをひらいているかなんて、あまり意識することはありません。

シートの移動と違い、切り替わる方向が一方通行
⇒ 前のブックへ移動ができないのです

と一癖あるからで、Windowsのショートカット「Alt+TAB」で代用できることもあり、利用頻度は非常に低いです。

ちょっと幸せになるショートカット

移動したいセルの位置が前もってわかっている場合は

Ctrl+G もしくは F5 セルの位置を指定して移動

 

というショートカットもあります。
ただ、セルの位置を「G15」と言った形でずばり指定する必要があり、ちょっと使いどころを選ぶショートカットです。
(10,000行目までチェックしたからA10,001に移動してチェック再開 等)

最後に

編集長のキャンベルからは、

「画像を多用した記事を書け!」

と指示があったのですが、ショートカットと画面イメージって相性悪いなぁ、と思いながらこの記事を書いています。
見て理解し憶えるのではなく、指で憶えるのがショートカットなので、まぁ、しかたないでしょう。

次回は、「編集する」ショートカットについて紹介していきます。
それではこの辺でお開きに。

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このブログについて

このブログ(JMIRI Office部)は、製薬企業のマーケティング部門の方やアナリティクス/レポーティングを担当している方に向け、Excel / PowerPointなどのOfficeソフトの使い方、分析の考え方、グラフの使い方、美しい資料の作り方、効率的な作業の進め方など、仕事に役立つ様々な情報を少しゆるめに発信していきます。

Author:医療情報総合研究所(JMIRI)について

医療情報総合研究所 JMIRIは、まだビックデータという言葉が無いころに日本で初めて処方情報データベースの運用・分析を開始した、処方情報分析のリーディングカンパニー。これまでに累計数十万ページ規模の分析レポート/グラフを製薬企業に向けて作成/提供してきました。

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