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意外に便利!?重複データの簡単な削除方法

time 2017/10/10

※解説記事内の画像はExcel 2010のものです。

初めましての方は初めまして。そうじゃない方は今回もよろしくお願いします。
JMIRI Office部のかげうらです。

今回ご紹介するテーマは「重複データの削除」です。
大量のデータをExcelで処理したいときに肉眼で重複を探すとなると目が疲れたり、めんどくさかったりしますよね・・・。
そんな方のために、Excelで重複データだけを削除する方法をご紹介していきたいと思います。

今回ご紹介するのは以下の2つの方法です。

  1. Excelの重複行削除機能(とっても簡単)
  2. 関数を使って削除する方法(ちょっと応用)

1. Excelの重複行削除機能

それでは、Excelの機能を使って重複行を削除する方法からご紹介していきます。

今回はこちらの患者データを例に説明していきたいと思います。

table

まずは、重複データを削除したいデータ範囲を選択します。

func1

そして、[データ]リボンから[重複の削除]をクリックすると、ダイアログボックスが出てくるので、重複する条件にチェックを入れます。

ribon2

今回は「性別」「診療科」「年齢区分」3項目が重複するデータを削除したいと思います。
[OK]ボタンをクリックすると・・・

func0

func2

重複行が削除されたテーブルをとっても簡単に作ることができます。

続きまして、関数を使った重複行の削除方法の説明にまいりたいと思います。

2. 関数を使った重複データの削除方法

こちらは、Excelらしく関数を使う方法です。

① 重複行にフラグを立てる

使用する関数は

=IF(COUNTIF(選択範囲,検索値)>=2,1,””)

”データ選択範囲内で、検索値と同じ値が2つ以上ある場合は"1"を、そうでない場合は空白をセットする”

という判断をしてくれるものです。

実際に使ってみましょう。
テーブルは先ほどと同じものを使用します。

まずは、重複している診療科を探してみましょう。
フラグ用の列を追加して、先ほどの関数を入力します。

flag1

POINT:選択範囲は開始セルのみ絶対参照にする

上図で、先頭行の選択範囲として「$C$3:C3」と設定しました。
これを以降のセルにコピーすると、開始セルは先頭固定で終了セルのみが下にずれていきます。
そのため、テーブル内で最初に現れた検索値はカウント1、2番目以降にあわられた診療科はカウント2以上になります。

※セル参照先を固定したい時は、参照の部分にカーソルを位置づけF4キーを押すと「$」マークが付きます。

flag2

このように、簡単にフラグを立てることができます。

しかしながら、上記の関数だけでは「診療科」が重複しているデータにしかフラグを立てることができません。

では、「性別」「診療科」「年齢区分」が重複している場合の方法をご紹介します。

② 複数項目の重複を扱う

先ほどのテーブルに作業用の列を追加して複数の要素を一つにまとめる作業を行います。

そこで使用するのが "&" です。
使い方はこちらも簡単で、つなげたい要素のセル同士を"&"でつなぐだけ。

=要素&要素&要素

こんな感じです。
今回は3つの要素について検索したいと思うので、上記の関数を入力してみます。

ouyou

このように複数の要素がひとまとまりになります。
あとはこの作業エリアのセルに対して選択方法①の関数を適用すればフラグを立てられるようになります。

ouyou2

ouyou3

このようにして立てたフラグはフィルターを使うことでさまざまな操作に応用できます。

③ 重複行の削除

それでは、フィルターを使って重複データのみ選択してみましょう。

del1

ここでショートカットキー(Alt + ;)を使い、表示されているセルのみ削除すると、

del2

重複行が削除できました!
フラグを立てる方法はデータの削除以外にも使い道があるのでぜひ活用してみてください。

最後に、作業に使った列はあまり見栄えがよろしくないので非表示にしてしまいましょう。

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今回は重複行の削除に関係する二つの方法をご紹介しましたが、いかがでしたか?
少しでも皆さんのお役に立てならば幸いです。
見栄えや統一感のある資料作りに興味がある方はこちらも参考にしていただけると幸いです。

オリジナルテーマで統一感のある資料作り (Excel編)

 

それではまた次回ご覧いただけることを楽しみにしております。

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このブログについて

このブログ(JMIRI Office部)は、製薬企業のマーケティング部門の方やアナリティクス/レポーティングを担当している方に向け、Excel / PowerPointなどのOfficeソフトの使い方、分析の考え方、グラフの使い方、美しい資料の作り方、効率的な作業の進め方など、仕事に役立つ様々な情報を少しゆるめに発信していきます。

Author:医療情報総合研究所(JMIRI)について

医療情報総合研究所 JMIRIは、まだビックデータという言葉が無いころに日本で初めて処方情報データベースの運用・分析を開始した、処方情報分析のリーディングカンパニー。これまでに累計数十万ページ規模の分析レポート/グラフを製薬企業に向けて作成/提供してきました。

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