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テーブルを使って作業効率UP↑

time 2017/06/05

※解説記事内の画像はExcel 2010のものです。

テーブルって何?と思った方は沢山いるのではと勝手に想像しています。
簡単にきれいな表を作成出来たりデータの追加修正が便利だったり、実は意外に便利なツールです。
今回はこのテーブル形式について紹介したいと思います。

テーブルを使おう

使い方は簡単です。

リボンメニューの[ホーム]タブに「テーブルとして書式設定」というボタンがありますので、それをクリックし、01_テーブル_メニュー

次に出てきたダイアログで、テーブルにする範囲をドラッグして選択するだけです。

02_テーブル_範囲ダイアログ
範囲については後々簡単に追加もできるので、適当でも大丈夫です。
例えば、
03_テーブル_選択1

04_テーブル_選択2

の赤で囲ったように選択していくと

05_テーブル_作成

となります。

また、元々何らかのデータを書き込んだ箇所をテーブルにすることも可能で、そちらも紹介します。
この場合もっと簡単で、対象のデータをドラッグしておいて、「テーブルとして書式設定」からテーブルのデザインをクリックすると

06_テーブル_選択

07_テーブル_作成

のようになります。
今回列タイトルを記載しておきましたが、もしタイトルなしの表だった場合、自動で表タイトルが付きます。
↑これポイント

さて、作ったテーブルを見てみてください。
列タイトルにフィルターがついてます。
↑これポイント

また、リボンメニューに見慣れない「テーブルツール」というタブができています。
テーブルのスタイルオプションに注目してみてください。

08_テーブル_テーブルツール
これでテーブルの見た目をワンタッチで変えることができるのです。
↑これポイント

見出し行 1行目の列タイトルの有無
集計行 最終行に一番右列の集計の有無
縞模様(行) 横の縞模様の有無
最初の列 一番左の列の色強調の有無
最後の列 一番右の列の色強調の有無
縞模様(列) 縦の縞模様の有無

これだけでも随分簡単に見た目が変えられると思いませんか?

 

あっ!入れ忘れた!

先程の例、何とはなしに足りないものがあるなぁ・・・・あ!合計がない!

そうです。単価と数量があるのに合計金額がありません。

でもご安心を。一番右のさらに右に、何か文字を書くだけでその列もテーブルの仲間に自動的に入ってしまいます。
試しに、G1セルに合計と打ち込んでみます。

09_テーブル_合計ラベル

はい!勝手に最後の行まで自動で同じ書式のセルが作られました。

ついでに値も入れてしまいましょう。
G2セルに、” =E2*F2”を打ち込んでみると・・・・

10_テーブル_合計関数_

これまた自動的に合計行が埋まりました。

・・・・では、行の追加はどうなると思いますか?
A26セルに、次の月「2016/02」を打ち込むと

11_テーブル_行追加

と、書式がその上の行と同様に1行追加されます。特筆すべきはG列に0が入っており、関数も自動的に埋め込まれることです。

また、今回手入力で追加いたしましたが、複数行をコピー&ペーストしてもペースト分すべてがテーブルとして拡張されます。つまり、次の月のデータを入手した際、そのままコピー&ペーストするだけできれいな表が出来上がるといった具合です。

ある程度まとまったのですが、こういった明細表に付き物の、総額が欲しいと皆さんは考えると思います。
そこで、前述の「テーブルツール」タブにある「集計行」にチェックを入れてみてください。

12_テーブル_集計追加_

集計行が追加されました・・・が、数量の列に入ってしまいました。初期テーブル作成時F列が一番右でしたので、それが記憶されてしまっていることが原因です。
できれば金額の合計を出したいので、修正します。
ここは慌てず、F27をワンクリックすると▼ボタンが出てきますので、集計を消したり集計方法を変更することができます。

13_テーブル_集計修正

 

数量の行は「なし」、金額の行は「合計」を選択すると、よくある明細表になりました。

14_テーブル_最後

 

テーブル使ってみたくなりました?

見やすい表の作成スピードUP!デザインの変更も超簡単!関数の再貼付け無し!行の追加や最新データへの更新も思いのまま!
メリットは多数です。積極的にテーブルを使ってみましょう。

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このブログについて

このブログ(JMIRI Office部)は、製薬企業のマーケティング部門の方やアナリティクス/レポーティングを担当している方に向け、Excel / PowerPointなどのOfficeソフトの使い方、分析の考え方、グラフの使い方、美しい資料の作り方、効率的な作業の進め方など、仕事に役立つ様々な情報を少しゆるめに発信していきます。

Author:医療情報総合研究所(JMIRI)について

医療情報総合研究所 JMIRIは、まだビックデータという言葉が無いころに日本で初めて処方情報データベースの運用・分析を開始した、処方情報分析のリーディングカンパニー。これまでに累計数十万ページ規模の分析レポート/グラフを製薬企業に向けて作成/提供してきました。

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